11.05.2002
Vitus macht Nägel mit Köpfen
Aus unserer Tätigkeit im Bereich Re-Engineering entstand ein Abschlussbericht mit konkreter Anleitung zum Erfolg. Das Management Summary des von Vitus verfassten Abschlussberichtes lautete wie folgt:
"Dieser vorliegende Bericht zeigt im Bereich XY ein jährlich wiederkehrendes Sparpotential in Höhe von rund .. Mio. Franken auf. Davon entfallen .. Mio. Franken auf Zinseinsparungen infolge DSO Reduktion. Das Sparpotential lässt sich rasch realisieren, bedingt aber in weiten Teilen die Investition in eine zeitgemässe, die ureigensten Aufgaben des Rechnungswesens unterstützende Informatiklösung.
Die Muster AG hat der Beratungsfirma Vitus GmbH den Auftrag erteilt, im Bereich XY ein Business Process Reengineering (BPR) durchzuführen, um die Optimierung der Phase A (Anm. Vitus: ein übergeordnetes Organisationsprojekt) zu gewährleisten, nachdem die verschiedenen, regionalen Buchhaltungen vor Jahresfrist in Genf zentralisiert wurden. Die neue Organisation hat zwangsläufig zu höheren Anforderungen an das Rechnungslegungssystem und die Informatik geführt. Im Rahmen eines globalen IT Projektes hat Vitus für den Bereich XY den Einsatz einer Standardsoftware als Übergangslösung geprüft. Die aus dieser Voruntersuchung gewonnenen Erkenntnisse sind ebenfalls in den vorliegenden Bericht eingeflossen und waren teilweise für unsere Schlussfolgerungen im BPR wegweisend.
Dieser Bericht befasst sich mit der Ausgangslage des BPR Projekts und erläutert das vorgeschlagene Gesamtkonzept. Last but not least wird der Bericht durch einen Massnahmenkatalog mit Facts & Figures abgerundet.
Die Projekt Herausforderungen waren und sind weiterhin ausserordentlich brisant. So entnehmen wir dem Abschnitt über die Notwendigkeit von Veränderungen im Bereich XY die dokumentierten Meinungen der Experten zusammengefasst wie folgt:
- Fehlende Ordnungsmässigkeit der Buchhaltung
- Kritische Schwachstellen in steuergesetzlicher Hinsicht (MwSt)
- Völlig unzureichendes Mahnwesen
- Mangelhafte Debitoren-Altersstruktur und -Analysemöglichkeiten
- Mangelhafte Systemunterstützung im Debitoren- und Kreditorenbereich
- Mangelhafte Funktionalität für Credit Management
- Fehlendes Electronic Banking
- Unzureichende Auswertungsmöglichkeiten
- Geringer Automatisierungsgrad
- Absolut inexistentes Cash Management
- Latentes Risiko mindestens CHF .. Mio. p.a.
Unsere Analysen haben zudem klar gezeigt, dass die gegenwärtige Buchhaltung der Muster AG viel zu teuer ist.
Wie sind wir zu dieser Erkenntnis gelangt? Vorab wurden auf Basis des Cost Accounting die Kosten der Haupttätigkeiten ermittelt. Sodann wurden die gegenwärtige Arbeitsweise analysiert und mit den Möglichkeiten verglichen, die eine zeitgemässe Rechnungswesen Applikation bietet. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse sind im Abschnitt dargelegt.
Die Auswertung der Tätigkeitsanalyse hat ein messbares Verbesserungspotential von rund .. Mio. Franken p.a. ergeben. Darin enthalten ist eine vorsichtige Schätzung der Zinseinsparung (.. Franken) dank professionellem Mahnwesen. Ohne Zinseinsparung beträgt das jährliche Sparpotential immer noch .. Mio. Franken oder .. % der gesamten XY Stellenkosten in Höhe von .. Mio. Franken (Kostenbasis: Jahr 1998). Nachfolgend sind die messbaren Verbesserungen stichwortartig aufgeführt (Beträge in Tausend Franken):
- Zinsen auf Verbesserung Debitorenausstände: ...
- Reduktion Bankspesen: ...
- Einsatz ARS für automatisches Verbuchen der Zahlungseingänge: ...
- Kontenpflege Debitoren: ...
- Bank-/Post-/Checkgutschriften kontieren, buchen: ...
- Intercompany Clearing: ...
- Kreditoren (inkl. Zoll) kontieren, buchen: ...
- Bereichsführungsaufgaben: ...
- EDV: ...
- Mahnwesen: ...
- Kreditoren zahlen: ...
- Fremdwährungen: ...
- Integration Lohnbuchhaltung: ...
- Buchungskreise: ...
- Total Verbesserungen p.a.: ...
Das ausgewiesene Sparpotential kann mit entsprechenden Hilfsmitteln und Grundlagen ausgeschöpft werden.
Dieser Bericht ist durch das Mitwirken des BPR Prozessteams entstanden. An dieser Stelle möchten wir allen Beteiligten für die konstruktive Zusammenarbeit und Unterstützung danken."