19.01.2003
Neue Vorschriften zur Archivierung von Geschäftspapieren
Die Bestimmungen zur Pflicht der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen wurden revidiert. Am 1. Juni 2002 sind die Teilrevision des Schweizer Obligationenrechts (OR) betreffend die Vorschriften über die kaufmännische Buchführung (Art. 957-964 OR) sowie die dazugehörige Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher in Kraft getreten. Beide Erlasse bringen für die meisten Unternehmen einige wichtige Änderungen und eröffnen neue Möglichkeiten, besonders im Bereich der elektronischen Aufbewahrung.
Wie unter der bisherigen Regelung sehen auch die revidierten Bestimmungen vor, dass Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz aufzubewahren sind. Nach wie vor sind diese Begriffe allerdings nicht eindeutig definiert, sondern bedürfen der Auslegung.
Unter Geschäftsbücher versteht man einerseits die laufend zu führenden Bücher, wie beispielsweise Journal und Hauptbuch, Konten oder die Lohnbuchhaltung, anderseits diejenigen, die im Rahmen des Jahresabschlusses erstellt werden, also Inventar, Erfolgsrechnung oder Bilanz. Ebenfalls aufzubewahren sind die für das Verständnis der Buchführung und des Jahresabschlusses notwendigen Unterlagen, wie z.B. die Buchungsanweisungen oder die Geschäftsberichte. Schliesslich müssen auch sämtliche den Buchungen zugrunde liegenden Belege aufbewahrt werden, wie z.B. eingehende und Kopien ausgehender Rechnungen oder Kontoauszüge. Dies gilt auch für Geschäftskorrespondenz und andere Dokumente, sofern sie sich in den Geschäftsbüchern niederschlagen oder für die interne Verwaltung eines Unternehmens oder für seine Rechtsbeziehung mit Dritten von Bedeutung sind.
Fraglich ist, ob die Aufbewahrungspflicht allenfalls auch Entwürfe von Dokumenten betrifft. Im Fall eines redigierten Zeitungsartikels, der die Grundlage einer Rechtsbeziehung zwischen Verlag und Autoren darstellt, wäre dies zu bejahen. Von der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist streng zu unterscheiden ist die freiwillige Aufbewahrung von Schriftstücken. Aus Beweisgründen kann sich die Aufbewahrung von Dokumenten - wie etwa Vertragsentwürfe - empfehlen, auch wenn dies nach Art. 957 ff. OR nicht vorgeschrieben ist.
Die Frage nach der Pflicht zur Aufbewahrung elektronischer Mitteilungen ist noch weitgehend ungeklärt. Neu sehen Gesetz und Verordnung vor, dass die Geschäftskorrespondenz auch elektronisch und damit in Form von E-Mails aufbewahrt werden kann. Aufzubewahren sind jene E-Mails, welche sich in den Geschäftsbüchern niederschlagen. Die elektronische Aufbewahrung genügt allerdings nur, wenn die Daten auf einem unveränderbaren Informationsträger gespeichert werden oder auf Informationsträgern, die zwar grundsätzlich veränderbar sind, jedoch nur durch technische Verfahren, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten und den Zeitpunkt der Speicherung der Information unverfälschbar nachweisen, geschützt werden. Da E-Mails und andere, elektronische Beweismittel sehr leicht veränderbar bzw. fälschbar sind, ist ihre Beweiskraft in Frage gestellt, falls solche Sicherungsmittel fehlen. Mögliche Aufbewahrungsformen sind daher vor allem der Ausdruck auf Papier oder das Brennen der E-Mails auf eine CD-ROM. Als ungenügend muss demgegenüber das Abspeichern auf dem lokalen Laufwerk, auf Speichermedien wie Festplatten oder Disketten betrachtet werden, da die dort gespeicherten Daten jederzeit abgeändert werden können, unter Umständen sogar von Dritten.
Bilanz und Erfolgsrechnung dürfen weiterhin nicht rein elektronisch geführt und aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt neu mit Ablauf des Geschäftsjahres, dem der entsprechende Geschäftsvorfall zuzuordnen ist. Unverändert bleibt demgegenüber die Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren, welche nicht nur für die Dokumente selbst, sondern auch für die zur Lesbarkeit erforderlichen Geräte gilt.
Quelle: vgl. NZZ Juni 2002